Mengadakan event, apalagi yang skalanya besar seperti pernikahan, konser, atau gathering perusahaan, memang bisa bikin kepala pusing tujuh keliling. Nah, di sinilah peran Event Organizer (EO) jadi penyelamat. Tapi, bukan berarti semua jadi mulus tanpa kendala. Faktanya, masih banyak orang yang melakukan kesalahan saat bekerja sama dengan EO. Yuk, simak 5 kesalahan umum saat menggunakan jasa Event Organizer dan cara menghindarinya!
1. Nggak Jelas Dalam Menyampaikan Kebutuhan
Salah satu kesalahan yang paling sering terjadi adalah klien kurang jelas dalam menjelaskan keinginannya. Misalnya, kamu pengin suasana acara yang elegan tapi malah nggak nyebut tema atau tone warna sama sekali. Alhasil, hasilnya bisa jauh dari ekspektasi.
Cara menghindarinya:
Jangan ragu buat jelasin semua detail, dari yang besar sampai yang kecil. Tulis brief sejelas mungkin. Kalau perlu, bawa referensi gambar, warna, atau konsep yang kamu suka. EO bukan cenayang—mereka butuh info lengkap buat bisa wujudkan event impianmu.
2. Pilih EO Hanya Karena Harga Murah
Siapa sih yang nggak suka harga miring? Tapi hati-hati, murah nggak selalu berarti bagus. Kadang, harga murah justru jadi tanda kalau EO tersebut belum punya pengalaman atau nggak sanggup kasih layanan maksimal.
Cara menghindarinya:
Lakukan riset dulu. Cek portofolio EO, baca review klien sebelumnya, dan jangan ragu buat tanya langsung soal pengalaman mereka. Bandingkan harga dengan layanan yang ditawarkan. Ingat, yang kamu cari itu value, bukan sekadar harga murah.
3. Nggak Terlibat Dalam Proses Persiapan
Beberapa orang berpikir, setelah hire EO ya udah tinggal terima beres aja. Padahal, keterlibatan kamu dalam proses persiapan itu penting banget supaya hasil akhirnya sesuai ekspektasi.
Cara menghindarinya:
Luangkan waktu buat ikut meeting, approve desain, atau bahkan ikut survey lokasi kalau bisa. Kamu tetap jadi decision maker, dan EO bakal bantu realisasikan keputusanmu dengan profesional.
4. Suka Gonta-Ganti Keputusan di Tengah Jalan
Ini nih yang bisa bikin EO kewalahan. Klien yang suka berubah-ubah konsep, dekor, atau rundown di menit-menit terakhir bisa bikin semuanya jadi berantakan. Selain menguras tenaga, hal ini juga bisa berdampak ke budget.
Cara menghindarinya:
Diskusikan semua hal secara matang di awal. Kalau memang ada perubahan, usahakan secepat mungkin dan jangan terlalu mendekati hari-H. Komunikasi yang baik adalah kuncinya.
5. Nggak Cek Kontrak dengan Teliti
Sering kali orang langsung tanda tangan kontrak tanpa baca isinya secara detail. Padahal, di situ biasanya tercantum hak dan kewajiban kedua belah pihak, termasuk soal pembayaran, pembatalan, dan tanggung jawab kalau ada kendala.
Cara menghindarinya:
Luangkan waktu buat baca kontrak dengan saksama. Kalau ada yang kurang jelas, tanyakan langsung ke pihak EO. Jangan sampai kamu dirugikan cuma karena malas baca dokumen.
Â
Kesimpulan
Menggunakan jasa Event Organizer memang bisa jadi solusi cerdas untuk bikin acara lebih terorganisir dan bebas stres. Tapi supaya semuanya berjalan lancar, kamu juga harus cermat dalam memilih dan berkomunikasi dengan EO. Hindari lima kesalahan di atas dan jadikan acara kamu berkesan, bukan berantakan.
Lagi cari EO profesional yang paham konsep, kreatif, dan gampang diajak kerja sama?
Yuk, konsultasi langsung bareng tim ahli dari Magenta.id!
